TEKNIK MENDELEGASIKAN TUGAS DAN WEWENANG

Apa inti dari manajemen? Banyak orang yang menjawabnya sebagai Planning, Organizing, Actuating, Controlling (POAC). Jawaban ini benar sepanjang kita melihat dari prosesnya. Ilmu manajemen diperlukan ketika seseorang ingin melakukan sesuatu yang tidak bisa dilakukannya sendiri. Maka benar bahwa pengertian manajemen adalah mencapai sesuatu melalui orang lain. Dengan demikian, kata kuncinya adalah orang lain. Orang yang bisa menyerahkan pekerjaan kepada orang lain sehingga bisa diselesaikan sesuai dengan diinginkannya itulah manajer. Maka manajer yang efektif adalah manajer yang bisa mendelegasikan pekerjaannya. Jadi, inti manajemen adalah delegasi.

Delegasi merupakan teknik yang harus dikuasai oleh setiap orang di perusahaan yang memiliki anak buah. Baik itu direktur utama, presiden direktur, kepala bagian, kepala seksi, ataupun mandor dan supervisor. Untuk apa mereka memiliki anak buah kalau semua pekerjaannya ditangani sendiri? Harapannya dengan menguasai teknik delegasi secara efektif, semua tugas yang dibebankan kepadanya bisa diselesaikan dengan baik. Bawahan merasa dihargai dan dikembangkan. Dengan demikian tercipta suasana kerja yang menyenangkan dan menguntungkan bagi perusahaan, anak buah, maupun atasan.

Seorang pemimpin adalah seorang atasan dalam hal kedudukannya dalam suatu organisasi. Kekuasaan dari kedudukan tersebut memberi hak seorang pemimpin/manajer untuk memerintah. Namun di samping memerintah tugas yang paling penting ialah membina anak buahnya untuk dapat menyelesaikan tugas-tugasnya dengan baik. Jadi tugas seorang pemimpin adalah memimpin, bukan untuk mengerjakan sendiri tugas-tugas yang menjadi tanggung jawabnya. Untuk itu perlu adanya pendelegasian pekerajan kepada bawahan walau hasil akhir dari tugas tersebut tetap menjadi tanggung jawab pimpinan. Dengan pendelegasian tugas maka pimpinan mempunyai banyak waktu untuk memenuhi tanggung jawabnya serta dapat mengembangkan ketrampilannya, sehingga akan lebih berfungsi bagi perusahaan.

Pelaksanaan delegasi memberikan peluang kepada karyawan untuk mengembangkan ketrampilan dan kemampuannya dalam mengambil keputusan. Hal ini untuk mempersiapkan mereka baagi pengembangannya lebih lanjut, karena tidak ada pendidikan diluar kerja yang dapat mengembangkan seorang karyawan secara lebih cepat dan praktis selain pengalaman langsung. Banyak pimpinan yang enggan mendelegasikan tugasnya kepada bawahan dengan beberapa alasan yang kadang tidak bisa dibenarkan misalnya: “Tidak ada waktu untuk melaksanakan delegasi” atau “saya bisa mengerjakannya sendiri”.

Di dalam mempersiapkan pelaksanaan delegasi, pimpinan harus dapat terlebih dahulu mengkaij kegiatannya sehari-hari dan mengurangi pekerjaan-pekerjaan yang memboroskan waktu. Dengan demikian pimpinan dapat mempunyai waktu untuk melaksanakan pendelegasian. Bagian yang paling sukar dalam pelaksanaan pendelegasian ialah menyerahkan pekerajan, karena walau kita percaya bawahan dapat melaksanakan tugas yang diberikan, namun kadang-kadang pimpinan masih ingin terlihat dalam proses pengambilan keputusan. Padahal cara yang terbaik dalam pendelegasian ialah dengan membiarkan karyawan yang ditugaskan untuk memberikan keputusan atas tugas-tugas yang didelegasikan disamping tetap memberikan pembinaan bila hasil/keputusannya kurang benar.

Manajemen merupakan usaha kelompok, jadi tidak ada pimpinan/manajer yang dapat bekerja sendiri secara efektif. Sebagai seorang bawahan harus mempelajari sebanyak mungkin pekerjaan atasan sehingga dapat menyarankan adanya pendelegasian tugas yang dapat membuat atasan dapat mengerjakan pekerjaan yang lebih penting yang memungkinkan dapat dipromosikan, dan pada gilirannya membuka jalan untuk promosi bawahan itu sendiri. Tanpa pelaksanaan delegasi suatu perusahaan tidak akan maju karena perusahaan yang organisasinya kuat itu yang akan maju dan keberhasilan suatu organisasi terletak kepada pimpinan.

1. Kepemimpinan dan Delegasi

2. Mengapa Para Manajer Tidak Melaksanakan Delegasi?

3. Menganalisis Keterampilan Delegasi

4. Memilih Orang yang Tepat

5. Mempersiapkan Pelaksanaan Delegasi

6. Menyediakan Waktu untuk Melaksanakan Delegasi

7. Proses Pelaksaanaan Delegasi

8. Menyerahkan Pekerjaan kepada Orang Lain

9. Berbagai Pedoman untuk Pelaksanaan Delegasi

10. Memonitor Penugasan

11. Mengendalikan Kinerja

12. Mengembangkan Karyawan

13. Nasihat Bagi yang Diserahi Delegasi

14. Delegasi atau Mandeg

I. KEPEMIMPINAN DAN DELEGASI

a. Pemimpin

Kepemimpinan bukanlah suatu proses untuk mencapai hal-hal yang besar oleh diri kita, dan dengan demikian kita memperoleh penghormatan dari para karyawan. Sebaliknya, kepemimpinan, adalah suatu proses untuk mencapai hal-hal yang besar melalui para karyawan kita,dan dengan cara demikian menaikkan pula rasa harga diri mereka. Kepemimpinan juga tidak hanya berarti mengembangkan keterampilan karyawan melalui pelaksanaan delegasi.

Seorang pemimpin harus dapat mengidentifikasikan kemampuan khusus seorang karyawan dan memanfaatkannya. Pemimpin juga harus dapat mengidentifikasikan kelemahan dan keterbatasan para karyawan, serta bersedia membantu mereka untuk mengawasinya. Para manager yang hanya memprioritaskan pengembangan keterampilan dan kemampuan diri mereka sendiri serta mengabaikan kebutuhan para karyawan, bukanlah pemimpin yang efektif. Harus disadari bahwa kadang-kadang seorang pemimpin bukanlah seorang atasan. Pemimpin hendaknya jangan menganggap dirinya sebagai atasan dalam hal sikap, tetapi hanya dalam hal kedudukannya di dalam hierarki organisasi. Kekuasaan karena kedudukan tersebut memberikan hak bagi seorang manajer untuk memerintah, namun adanya perhatian dan penghormatan orang lain terhadap dirinya yang menyebabkan perintah tersebut dilaksanakan secara efektif. Tugas seorang pemimpin ialah secara terus-menerus membina orang-orang yang berada dibawah pimpinannya sedemikian rupa sehingga akhirnya mereka dapat menyelesaikan tugas dengan lebih baik dibandingkan bila diselesaikan si pemimpin sendiri.

Bagi manajer, hal itu memerlukan suatu perubahan dalam falsafah kerja mereka. Kita akui saja, kecenderungan kita pada umumnya adalah untuk membuat diri kita sendiri kelihatan hebat,bukan orang lain. Namun, seorang pemimpin yang efektif mempunyai tujuan untuk membuat karyawannya kelihatan lebih baik. Pada kenyataannya,memang benar bahwa semakin baik prestasi para karyawan Anda, maka semakin baik pula prestasi Anda.

Untuk menjadi seorang pemimpin yang efektif diperlukan kepercayaan diri. Sangat sering terjadi seorang pemimpin harus bersedia menerima titipan kesalahan untuk pekerjaan yang dilaksanakan dengan buruk,padahal yang mengerjakannya orang lain. Sering juga diperlukan kepercayaan diri untuk menyampaikan pujian kepada karyawan anda,padahal sebetulnya anda sangat tergoda utuk menyerap pujian tersebut bagi diri sendiri. Jadi, sekarang anda sadar bahwa tugas pemimpin adalah memimpin, bukan untuk mengerjakan sendiri tugas-tugas yang ada. Pemimpin dinilai berdasarkan caranya memimpin dengan baik. Kepemimpinan berarti mencapai hal-hal besar dengan cara terus-menerus mengembangkan keterampilan dan kemampuan orang-orang yang dipimpin.

b. Delegasi

Masalah yang biasa timbul dengan delegasi ialah kita menghabiskan terlalu banyak waktu untuk mengidentifikasikannya, tetapi kita tidak cukup mempunyai waktu untuk melaksanakannya. Padahal kita tidak cukup mengatakan bahwa delegasi adalah proses penyerahan pekerjaan pada bawahan. Kata kuncinya adalah proses yang dibahas dalam buku ini adalah proses pelaksanaan delegasi. Pekerjaan yang diserahkan adalah pekerjaan yang berada di dalam bidang tanggung jawab seorang manajer. Kalau tidak, ia tidak akan berada di dalam kedudukan untuk melaksanakan delegasi tersebut. Walaupun dengan melaksanakan delegasi tersebut manajer menganggap bahwa si bawahan bertanggung jawab atas hasilnya, namun tanggung jawab terakhir masih terletak pada manajer itu, yang pada gilirannya ia tetap akan di anggap bertanggung gugat oleh atasan yang lebih tinggi.

Di dalam pembahasan buku ini, istilah pekerjaan/tugas yang di delegasikan dan penugasan pada intinya dianggap sebagai hal yang sama, hanya dengan perbedaan sebagai berikut: penugasan tidak begitu banyak menyita waktu seorang karyawan, tidak memerlukan begitu banyak pelatihan, dan kepada karyawan tersebut tidak banyak diberikan wewenang (barangkali malah sama sekali tidak di beri wewenang) 

Sebagai seorang manajer, berapa banyak wewenang yang dapat anda delegasikan kepada supervisor ? jawabannya adalah sebanyak yang diperlukan untuk melaksanakan tanggung jawab bagi tugas-tugas yang harus di laksanakan. Memberikan atau mendelegasikan tanggung jawab tanpa wewenang yang diperlukan, sama sekali bukan merupakan pelaksanaan delegasi, karena dengan demikian tugas-tugas yang ada tidak akan dapat di laksanakan. Anda tidak dapat meminta seorang supervisor atau manajer bertanggung jawab atas pengoperasian suatu pabrik secara efisien tanpa memberinya wewenang untuk mencari atau memecat karyawan, mengubah metode kerja yang dipakai, dan wewenang dalam hal pemakaian uang. Anda tidak dapat meminta seseorang bertanggung jawab atas perbaikan sebuah penerbitan berkala tanpa memberinya wewenang untuk memilih warna kertas, jenis huruf, dan mengubah tata letak.

c. Manfaat Delegasi

Melaksanakan delegasi tidaklah mudah. Pelaksanaan delegasi memerlukan waktu, upaya dan motivasi. Jika anda tidak yakin akan adanya manfaat dalam pelaksanaan delegasi, anda tidak akan termotivasi untuk melaksanakannya. Berikut ini adalah beberapa keuntungan besar yang dapat dipertimbangkan :

1. Memiliki lebih banyak waktu untuk melaksanakan fungsi manajerialOleh para manajer seharusnya menjalankan fungsi perencanaan, pengorganisasian, penempatan staf, pengarahan, pengendalian dan inofasi. Namun sebaliknya, tanpa adanya delegasi mereka akan terperangkap kedalam berbagai pekerjaan yang remeh, mengatasi kesulitan-kesulitan, menanggapi gangguan, dan memperbaiki kesalahan yang dilakukan oleh orang lain.
2. Meringankan tekanan Kebanyakan manajer berorientasi kepada tindakan-tindakan (action oriented). Mereka lebih senang berada ditengah kegiatan, lebihsenang bertindak ketimbang mengawasi. Tidak adanya pelaksanaan delegasi menyebabkan kecendrungan tersebut tidak dapat di kndalikan.
3. Mengembangkan manusia Pelaksanaan delegasi juga memungkinkan mereka untuk menerima tanggung jawab yang lebih besar secara perlahan-lahan dalam lingkungan yang penuh pengertian, untuk mempersiapkan mereka bagi perkembangan lebih lanjut. Pelaksanaan delegasi mendorong mereka untuk lebih kreatif dan menggunakan bakat yang mereka miliki untuk mmpraktekkan keterampilan dalam menyelesaikan persoalan.
4. Menciptakan suasana penuh motivasi Motivasi hanyalah membantu orang lain untuk meraih apa yang dapat mereka capai. Kaena pelaksanaan delegasi memerlukan pengetahuan tentang tujuan, kemampuan, dan keinginan pribadi karyawan, maka akan lebih baik jika manajer dapat memberikan peluang kepada para individu untuk menonjol dalam bidang yang sesuai dengan kemampuan mereka khususnya.

II. MENGAPA PARA MANAJER TIDAK MELAKSANAKAN DELEGASI

1. Indikator Tidak Efektifnya Delegasi Dengan melaksanakan delegasi yang efektif akan ada waktu yang dihemat. Pelaksanaan delegasi tersebut akan menyebabkan anda dapat memusatkan perhatian kepada berbagai kegiatan yang penting dan berarti. Sayang sekali, ada orang yang mengira bahwa mereka melaksanakan delegasi, padahal sebenarnya mereka hanya memberikan tugas kepada bawahannya. Beberapa orang sebetulnya hanya melimpahkan pekerjaannya kepada bawahan tanpa adanya pelatihan ataupun tindaklanjutnya.
2. Sindrom Pekerjaan Sendiri Mengerjakan sendiri sebagai hal jarang bisa dibenarkan, kecuali jika hal itu sesuai dengan tuntutan anda sendiri. Jika anda seorang manajer, dengan bebefapa anak buah yang bertanggung jawab kepada anda adalah menjadi tugas anda untuk mendelegasikan sebanyak mungkin pekerjaan. Dengan asumsi bahwa anda menerima gaji yang lebih tinggi ketimbang bawahan anda benar-benar tidak dapat bekerja sendiri. Tugas seorang manajer adalah menyelesaikan pekerjaannya melalui orang lain, bukan untuk mengerjakannya sendiri. Jika pelaksanaan delegasi merupakan suatu cara yang begitu ideal untuk mengembangkan bawahan dan membebaskan manajer untuk dapat mengerjakan hal-hal yang mempunyai prioritas yang lebih tinggi, lalu mengapa orang begitu enggan melaksanakan delegasi? Berikut ini disampaikan beberapa alasan yang bisa dikemukakan, dan satu atau dua komentar yang dapat mengungkapkan bahwa alasan tersebut tidak benar.
3. Tidak Ada Waktu Untuk Melaksanakan Delegasi Itu merupakan suatu alasan yang biasa, karena pelaksanaan delegasi memerlukan pelatihan dan pelatihan tersebut memerlukan waktu. Jauh lebih cepat untuk mengerjakan sendiri suatu pekerjaan ketimbang melatih orang lain untuk mengerjakannya. Hal tersebut dapat dimengerti jika pekerjaan itu hanya dilakukan sekali seumur hidup.
4. Saya Bisa Mengerjakannya Lebih Baik Ketimbang Orang Lain. Tentu saja begitu: bagaimanapun juga lihat saja beberapa sering anda mengerjakannya? Namun dengan pelatihan dan pengalaman, bawahan anda dapat melakukannya dengan baik. Mungkin pada awalnya anda menganggap penyelesaiannya kurang sempurna. Dalam hal demikian bandingkanlah pekerjaan yang telah mereka lakukan tersebut dengan pekerjaan anda lakukan saat anda memulai pekerjaan bertahun-tahun yang lalu. Jangan membandingkannya dengan kinerja anda sekarang.
5. Saya Senang Mengerjakannya Baik. Bayangkan saja betapa para karyawan anda pun akan senang mengerjakannya! Tidak ada yang dapat memberikan motivasi lebih besar selain tugas yang menantang dan menarik. Pada gilirannya, anda sendiri akan dapat mengerjakan berbagai tugas yang lebih menarik, lebih menantang, dan lebih menguntungkan.
6. Hal Tersebut Merupakan Kebijakan Perusahaa Sebuah kebijakan adalah suatu pedoman bukan suatu peraturan.
7. Itu Sudah Menjadi Kebiasaan Mungkin saja. Semakin sering kita mengerjakan sesuatu, hal itu akan semakin menjadi kebiasaan. Namun kebiasaan dapat dihilangkan jika anda dengan sadar berniat untuk melakukannya.
8. Para Karyawan Tidak Mampu Jangan menganggap remeh mereka. Apakah pendapat anda tersebut didasarkan pada prestasi mereka saat ini ataukah pada apa yang dapat mereka lakukan setelah diberi pelatihan yang baik dan terus menerus.
9. Para Karyawan Terlalu Sibuk Untuk Melakukan Pekerjaan Lebih Sudah pasti. Tetapi, mereka itu sibuk untuk apa? Apakah tidak ada pekerjaan remeh yang dapat dihapuskan tanpa adanya dampak buruk terhadap tujuan perusahaan? Para karyawan hendaknya mengerjakan tugas-tugas yang penting dan sangat perlu, bukan pekerjaan yang “baik untuk dikerjakan”.

III. MEMPERSIAPKAN PELAKSAAN DELEGASI

Periksalah kegiatan Anda. Jika Anda persis seperti kebanyakan para manajer lain, maka Anda akan terlalu sibuk untuk dapat duduk dan mengklasifikasi kegiatan yang Anda lakukan. Tetapi jika Anda dapat mengkaji kegiatan tersebut maka hal itu dapat digolongkan menjadi :

1. Prioritas

Ini merupakan kegiatan terpenting yang secar alangsung berkonstribusi kepad apencapaian sasaran Anda pribadi dan sasaran perusahaan. Prioritas merupakan tugas pokok yang hany akan menghabiskan 20 persen waktu tetapi waktu menghasilkan kira-kira 80 persen daris eluruh hasil kerja anda. Kegiatan ini mencakup perencanaan, pemberian, motivasi, dan pelaksanaan evaluasi bagi karyawan, pendelegasian, petapan, sasaran, pengembangan profesional, pembaruan diri, dan pemeliharaan hubungan bisnis yang penting. Semua kegiatan yang berada dalam bidang tanggung jawab seorang manajer, seperti perencanaan, penmgorgansiasian, pengangkatan staf, pengarahan, pengendalian, pelaksanan, inovais, dna mewakili perusahaan “prioritas:. Bisanya tugas-tugas itu bersifat jangka pangjang, tidak mendesak, dna bahayanya adalah mudah ditunda bila Anda terlalu memusatkan perhatian kepada kegiatan sehari-hari yang lebih mendesak dan sebetulnya tidak begitu penting. Kekurangefisienan para manajer biasanya disebabkan oleh tidak cukupnya waktu yang digunakan untuk kegiatan perioritas.

2. Kegiatan yang Memerlukan waktu

Ini merupakan kegiatan yang relatif penting yang memang berkonstibusi terhadap pencapaian sasaran, walaupun tidak sepenting prioritas. Sebagian besar rapat, pembicaraan telepon, perjalanan dinas, korespondensi, pembuatan laporan dan bahan tertulis termasuk dalam kateorgi ini. Rapat atau laporan berkala.

Para manajer menghabiskan kira-kira 40 sampai 45 persen dari waktu sampai 45 persen dari wkatu mereka untuk kategori kegiatan ini.

3. Kegiatan Yang ingin dilakukan

Kegiatan semacam ini berguna, dna membuat lingkungan kerja menjadi lebih nyaman, misalnya, tidaklah terlalu perlu bahwa jendela-jendela diberishkan, arsip disusutkan, tetapi memang hal semcam itu ingin dilakukan oleh siapun. Namun demikian, kegiatan itu tidak sepenting seperti kegiatan yang memerlukan waktu, dan akibatnya tidak begitu besar jika dilaksanakan dengan tidak bergitu baik.

4. Kegiatan yang memboroskan waktu

Ini merupakan kegiatan remeh dan tidak penting yang sama sekali tidak berkonstribusi kepada pencapaian sasaran pribadi atau sasaran perusahaan, kira-kira 10 sampai 15 persen pekerjaan seorang manajer dihabiskan dengan membuang-buang waktu seperti mencari barang yang salah taruh, membolak-balik kertas, mendapat gangguan, mengingat-ingat kembali karena lalai, menunda-nunda dan sebagainya, memboroskan bewaktunya.

III MENYEDIAKAN WAKTU UNTUK MELAKSANAKAN DELEGASI

1. Aturlah diri sendiri

Pelaksanaan delegasi merupakan cara yang baik untuk meringankan beban kerja. Namun, jika Anda melaksanakan delegasi hanya kalau sedang kebanjiran pekerjaan, Anda pasti tidak akan melaksanakan dengan baik. Dalam keadaan seperti itu, anda terpaksalah melimpahkannya dengan baik. Dalam keadaan seperti itu, Anda terpaksa melimpahkan pekerjaan kepada orang lain seolah-olah karena putus asa, tanpa cukup waktu untuk membuat perencanaan dan melakukan pelatihan terlebih dahulu . Mungkin akan diperlukan lebih banyak ketimbang waktu yang diharapkan dapat dihemat melalui pelaksanaan delegasi.

2. Gunakan Arsip Tindak lanjut

Suatu sistem tidak lanjut membantu kita untuk mengatur diri sendiri. Sistem itu membantu kita menggosongkan meja dari kertas-kertas, memaksa kita menjadwalkan tugas untuk tanggal tertentu, dan mencegah kita melupakan langkah-langkah tindak lanjut serta tenggat yang sudah ditentukan.

Namun, sebelum membuat sistem tersebut, pastikan bahwa Anda akan tetap menggunakannya ! Bila anda meletakkan sesuatu dalam arsip tindka lanjut, maka Anda telah menjadwalkan untuk mengerjakannya pada suatu tanggal tertentu.

3. Pengatur Diri (Personal Organizer)

Saya telah mengembangkan apa yang saya namakan “pengatur diri” yang telah menjadi alat manajemen waktu yang sangat berguna. Alat itu mencatat semuanya yang terus terjadi dan terus-menerus memberitahukan kepada saya tentang apa yang harus saya kerjakan. Pesan atau nomor telepon tidak akan hilang lagi dan langkah tindak lanjut tidak akan terlupakan.

4. Tata Ruang Kantor

Orang yang sering kali saling berurusan hendaknya duduk di lokasi yang sama atau berdekatan. Pertimbangkan penggunaan berkas, rak lemari, atau penyekat ruang yang dapat dipindah-pindahkan . Ingatlah, jika stau orang menghabiskan 15 menit sehari untuk mendapatkan bahan atau bolak-balik dari dan ke meja kerjanya, itu berarrti setiap tahunnya kehilangan waktu kerja 2 minggu. Jadi,pastikanlah bahw aruang kerja Anda diatur dengan baik.

Dengan mengatur diri Anda, ruang kerja, berkas-berkas, dan dengan menggunakan kebiasaan kerja yang efektif, Anda akan dapat menghemat waktu setengah jam atau lebih setiap hari.

5. Manfaatkan wkatu sekretaris anda dengan bijaksana

Berdasarkan sebuah penelitian ditemukan bahwa kebanyakan sekretaris kurang dimanfaatkan dan kurang diberi motivasi. Menurut peneltitian itu, yang telah melibatkan beberapa ribu sekretaris selam ajagka wkatu 5 tahun, dapat diambil kesimpulan bahwa rata-rata waktu yang mereka bagi sebagai berikut :

37% untuk administrasi

25% untuk mengetik, stenografi, dan pemoresan kerja

19% untuk “pergi keluar” untuk keperluan apa saja

14% tidak ada kegiatan sama sekali

5% untuk urusan kantor yang bersifat pribadi dan tidak produktif seperti istirahat dan minum kopi.

Dari penelitian tersebut dpaat disimpulkan juga bahwa jika suatu perusahaan memerlukan seorang karyawan untuk dinas luar, maka harus direkrut orang yang khusus untuk tugas tersebut. Sementara itu, kunci untuk memperbaiki produktivitas sekretaris ialah menjadikannya sebagai bagian dari tim kotor. Ini dapat dilakukan dengan pelaksanaan delegasi karena kebanyakan sekretaris mempunyai kemampuan lebih besar ketimbang yang diperkirakan oleh atasan mereka.

6. Aturlah Juru Tik Anda

Apakah Anda pernah harus menegur sekretaris atau juru tik karena surat Anda belum ditik pada saat Anda memerlukannya ? itu tidak mengherankan. Kebanyakan juru tik menyimpan semua surat dalam satu map, dan sering kali mengetik surat yang paling atas tanpa memikirkan prioritas kepentingannya.

Pada beberapa kesempatan manajarlah yang harus bertanggung jawab atas kesalahan tersebut. Adalah tanggung jawab Anda untuk menuliskan tanggal penyelesaian yang diinginkan pada setiap pekerjaan pengetikan yang Anda tugaskan.

IV PROSES PELAKSANAAN DELEGASI

1. Memutuskan Apa yang harus Didelegasikan

Salah satu langkah utama yang harus diambil bila memutuskan apa yang harus didelegasikan ialah mengadakan suatu analisis lengkap tentang kegiatan pekerjaan. Buatlah formulie seperti diperlihatkan pada gambar 11. pada kolom sebelah kiri, tuliskan semua kegiatan yang Anda lakukan dan keputusan yang bisa diambil. Jangan sampai ada yang terlewat. Jika anda yang harus membuka pintu kantor pada pagi hari, tuliskanlah itu. Jika Anda kadang-kadang menerima telepon untuk atasan Anda, catatlah itu.

2. Analisis Kegiatan

Kemudian, untuk setiap kegiatan, perkirakanlah waktu yang diperlukan tiap bulan untuk mengerjakannya, dan catatlah angka itu pada kolom sebelah kanan. Barangkali baru untuk pertama kali inilah Anda mengetahui jumlah waktu yang Anda gunakan untuk berbagai kegiatan itu. Hal tersebut akan membuat Anda mengerti berapa biaya atau nilai kegiatan tersebut bagi Anda dan perusahaan Anda. Anda juga harus berhati-hati untuk tidak merasionalisasikan alasan mengapa Anda mempertahankan suatu pekerjaan. Jujurlah terhadap diri sendiri. Tak akan ada orang lain yang perlu melihat catatan itu.

Pelaksanaan delegasi mencakup proses pelatihan dan pengembangan, dan semua karyawan Anda harus diikutsertakan dalam proses ini. Anda harus membuat seimbang semua beban kerja pada waktu delegasi dilaksanakan. Tidaklah praktis untuk menugaskan semuanya kepada satu orang saja. Namun, jika memang hanya terdapat satu orang yang menurut pendapat Anda mempunyai pendidikan latar belakang, dan kemampuan yang diperlukan untuk diberi pelatihan bagi tugas khusus tersebut, maka masukkanlah hanya satu itu saja. Pada awalnya pembinaan dan pelatihan memang memerlukan waktu. Tetapi jika Anda melihat hasilnya, maka investasi tersebut akan sepadan nilainya.

Setelah Anda tahu perkiraan jumlah waktunya, Anda harus menentukan bagaimana caranya sehingga mereka akan terbebas dari pekerjaan rutin sebanyak waktu tersebut. Ada kemungkinan bahwa waktu mereka sudah cukup tersedia, tetapi lebih besar kemungkinanya bahwa Anda harus menghilangkan, menggabungkan, atau memberikan kepada orang lain beberapa pekerjaan yang sekarang sedang mereka tangani.

3. Mengklarifikasi Penugasan Anda

Pada saat memberikan tugas kepada seorang karyawan, pastikan bahwa Anda telah memberikan semua informasi yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas itu. Jangan sekali-kali beranggapan bahwa para karyawan mengerti seluruh penjelasan Anda tentang tugas itu. Walaupun sangat penting bagi Anda bahwa mereka sungguh-sungguh mengerti apa yang Anda katakan, jangan menghina dengan meminta mereka untuk mengulangi apa yang telah Anda katakan. Cara itu sudah kuno.

V. MENYERAHKAN PEKERJAAN KEPADA ORANG LAIN

Biarkan Karyawan Anda yang Memutuskan. Bagian yang paling sukar dalam pelaksanaan delegasi ialah menyerahkan pekerjaan. Walaupun kita percaya kepada seseorang dan telah menjelaskan apa yang diharapkan dari tugas itu, kita sering kali masih ingin terlibat dalam proses pengambilan keputusannya.

VI BERBAGAI PEDOMAN UNTUK PELAKSANAAN DELEGASI

a. Memahami perlunya delegasi

Sebagai pimpinan / manajer, tugas penting yang harus diprioritaskanm ialah perencanaan, pengorganisasian, penempatan staf, pemberian bimbingan, pengendalian, inovasi dan mewakili perusahaan dimana manajer bekerja, jadi seorang manajer tidak harus menghabiskan waktunya untuk menjawab surat- surat rutin, dan menerima telepon, mencari arsip dilemari atau mengikuti rapat yang berprioritas mudah. Untuk hal-hal tersebut diatas cukup disesuaikan/didelegasikan kepada anak buah.

Peraturan umum untuk delegasi sebagai berikut :

1. Kalau tidak perlu, buanglah

2. Kalau perlu, tapi dapat dikerjakan orang lain delegasikanlah

3. Kalau tidak dapat didelegasikan dan sangat perlu untuk pencapaian sasaran, kerjakanlah sendiri seefektif mungkin.

Beberapa pedoman untuk pelaksanaan delegasi :

1. Kenalilah anak buah, atasan harus mengenal betul karyawan yang menjadi bawahan/anak buahnya, mengetahui motivasinya, kemampuannya, tanggung jawabnya dan kepribadiannya.

2. Berkomunikasi dengan baik, bila akan mendelegasikan tugas, sebaiknya dijelaskan secara gamblang, sehingga yang bersnagkutan tidak perlu bertanya-tanya, atau mengerjakan dengan salah, karena, kurang jelas hal tersebut merupakan pemberatan waktu.

3. Delegasi tugas yang aktif.

4. Jangan mendelegasikan hanya untuk tugas-tugas yang remeh, karena pelaksanaan delegasi adalah membagi pekerjaan kepada anak buah termasuk tugas penting yang sangat menonjol dan juga tugas rutin.

5. Meminta didelegasikan dalam waktu tertentu

6. Percayailah bawahan Anda, jangan selalu diawasi, dan mencampuri cara kerjanya atau menyalahkan jika mereka membuat kesalahan. Bila terjadi kesalahan sebaiknya diberikan umpan balik dalam bentuk saran terbaik dan beri kritik & keluhan.

VII MEMONITOR PENUGASAN

a. Catatan Pelaksanaan Delegasi

Apabila kita mendelegasikan pekerjaaan kepada anak buah, kita harus mempunyai catatan tentang tanggal kapan pekerjaan itu harus delegasi.

Untuk keperluan tersebut, kita perlu mebuat formulir catatan pelaksanaan delegasi yang memuat tanggal penugasan, jenis tugas, tanggal selesai dan keuangan, formulir dimaksud sangat perlu, sehingga kita tidak perlu terus menerus menanyakan kepada karyawan yang diberi tugas. Juga penting bagi kita agar tidak lupa untuk mengadakan tindak lanjut.

Sediakanlah formulir untuk setiap orang yang diberi tugas dan gunakan formulir tersebut sebagai acuan pada waktu pernilaian prestasi.

Catatan pelaksanaana delegasi dapat membantu kita untuk mengetahui, apakah kita telah merata memberikan tugas kepada karyawan. Jadi tidak hanya kepada satu atau dua orang saja, karena mungkin secara tidak sadar memberikan tugas yang berlebihan kita harus memperhatikan juga kesehatan mereka.

VIII PENGENDALIAN KINERJA

Seorang atasan harus adil terhadap semua karyawannya, baik itu perhatian maupun pemberian tugas. Atasan harus mampu memberikan bimbingan, nasihat dan dorongan. Karyawan akan menghargai atasannya yang menaruh perhatian kepada mereka, yang terbuka dan yang percaya kepada mereka. Tunjukkan perhatiannya dulu kepada orangnya, baru kepada pekerjaannya.

Seorang atasan / manajer berkewajiban untuk melatih, membimbing, memebrikan motivasi, mengevaluasi, menghadiri dan memberikan ganjaran kepada karyawannya untuk mencapai kinerja untuk memuaskan.

Apabila ada karyawan yang membuat kesalahan, yang mereka butuhkan bukannya kritik dari atasan tetapi perlindungan. Bantulah membangun kembali rasa percaya diri, dan mintalah saran mereka tentang bagaimana mencehag kemungkinan akan terulangnya kembali kesalahan dikemudian hari.

Agar dapat berkarya secara memadai, mereka harus terus menerus mendapatkan umpan balik tentang bagaimana hasil pekerjaan mereka dan apapun dapat mereka lakukan untuk meningkatkan efektifitas kerja. Oleh karena itu diperlukan penilaian kerja.

Penilaian kerja tidak saja untuk menyiapkan jenjang pengembangan diri tetapi juga memberikan informasi yang dapat digunakan sebagai dasar pertimbangan kenaikan gaji.

IX MENGEMBANGKAN KARYAWAN

a. Komunikasi Melalui Kekuatan Yang Demiliki Karyawan

Akan tetapi, Anda tidak mempunyai pilihan lain. Lebih baik mempunyai karyawan yang bermotivasi tinggi dan terampil selam dua tahun, ketimbang memiliki karyawan yang sedang-sedang saja dan tidak mempunyai karyawan yang bermotivasi tinggi dan terampil saja dan tidak mempunyai motivasi selama 20 tahun!

Namun, Anda tidak dapat benar-benar mengembangkan orang. Apa yang dapat Anda laku-kan ialah menyediakan suatu lingkungan yang mendorong mereka untuk mengembangkan diri.

Banyak manajer mencoba merangsang semangat bawahannya dengan setiap kali membidik ke arah kelemahan mereka. Mereka menggunakan teknik “sandwich” dalam penilaian kinerja, yaitu dengan membuat seorang karyawan merasa tersanjung karena sejumlah komentar yang menyenangkan mengenai kinerjanya, baru kemudian membeberkan kekuarangan dan kelemahannya secara panjang lebar. Akhirnya, mereka menutup pembicaraan dengan beberapa komentar postif lagi mengenai kinerjanya, sang karyawan agar tidak meninggalkan kegetiran dalam hatinya setelah berakhirnya wawancara itu.

Sebaiknya Anda menekankan pada aspek positif kinerja karyawan tersebut; kekuatan, keterampilan yang utama, sasaran yang telah dicapai, dan potensi yang dipelihatkannya. Penekanan ini harus dipertahankan selama wawancara. Manajer sebaiknya menyadari kelemahan karyawan, namun hendaknya berkomunikasi melalui kekuatannya. Kelemahan dan kegagalan memang tidak boleh diabaikan selama wawancara itu, tetapi hal-hal tersebut akan muncul dengan sendirinya selama pembicaraan tentang kekuatan. Kebanyakan karyawan ingin memperbaiki kelemahan apapun yang tampaknya menghalangi kinerja mereka jika mereka menerima cukup pengakuan bagi prestasi mereka.

b. Motivasi Bawahan

Ada banyak teori tentang motivasi ketimbang jumlah manajer yang dapat mempraktekkannya, tetapi kebanyakan teori itu mempunyai beberapa persamaan :

• Anda tidak dapat “memotivasi” orang, mereka memotivasi diri sendiri.

• Perilaku selalu berorientasi pada suatu sasaran

• Tidak ada dua orang yang memberikan reaksi yang persisi sama dalam suatu keadaan tertentu.

Setiap orang berbeda perilakunya dan mempunyai cita-cita yang berbeda pula, tergantung kepada faktor-faktor seperti umur, kedudukan, kepuasan kerja, situasi rumah tangga, dan status finansialnya. Kita harus menyadari bahwa orang merupakan individu yang mempunyai kebutuhan yanag berbeda, dan sama sekali tidak benar untuk memperlakukan semua orang dengan cara yang sama. Apa yang memotivasi seseorang untuk unggul mungkin tidak dapat diterima atau tidak penting bagi orang lain.

Faktor terpenting dalam motivasi adalah mengenali orang. Apa cita-cita pribadi mereka? Di mana tempat mereka dalam “hierarki kebutuhan “Ma slow? Apa yang penting bagi mereka ? Tidaklah realistis untuk beranggapan bajwa para karyawan tidak bermotivasi terhadap uang.

Supaya benar-benar mempunyai motivasi, pekerjaan seseorang (dan lingkungan kerjanya) harus dapat memberikan prestasi yang memenuhi kepuasan diri dan membantu orang itu dalam pencapaian cita-cita pribadinya.

Pilihlah orang dengan seksama. Pahamilah kebutuhan mereka, dan delegasinya pekerjaan yang memberikan hasil yang sesuai dengan cita-cita pribadi mereka. Berikan imbalan ekstrinsik yang cukup seperti gaji, tunjangan, pengakuan dan sebagainya untuk memuaskan kebutuhan mereka.

Kemudian, untuk membantu mereka.

Pilihlah orang dengan seksama. Pahamilah kebutuhan mereka, dan delegasikan pekerjaan yang memberikan hasil yang sesuai dengan cita-cita pribadi mereka. Berikan imbalan ekstrinsik yang cukup seperti gaji, tunjangan, pengakuan dan sebagainya untuk memuaskan kebutuhan mereka.

Kemudian, untuk membantu mereka memberikan motivasi kepada diri sendiri, jangan ganggu mereka. Bimbinglah mereka, berikan bantuan, tetapi jangan melumpuhkan mereka.

X NASIHAT BAGI YANG DISERAHI DELEGASI

Pelaksanaan delegasi bukan saja menghemat waktu, tetapi juga suatu cara untuk mengembangkan orang. Tak ada cara lebih baik untuk mengembangkan kemampuan mengambil keputusan dan kemungkinan untuk dipromosikan selain menerima tanggung jawab yang lebih besar, yang disertai wewenang untuk melaksanakannya.

Sesungguhnya, mungkin ada pekerjaaan yang dapat anda tangani sekarang tanpa diberikan suatu pelatihan pun.

XI DELEGASI ATAU MANDEG

a.Membangun Masa Depan Yang Kuat

Tanggung jawab setiap orang didunia ini ialah untuk meneruskan kepada generasi berikuttnya sebanyak mungkin pengetahuan yang telah ia peroleh. Jika hal-hal yang dipelajari melalui pengalaman, pendidikan, dan pelatihan harus dikubur bersama dengan kita masing-masing, betapa besar kerugiannya bagi umat manusia ! Maing-masing dari kita mengalami hidup ini secara berbeda-beda. Jika kita memisahkan diri dari orang lain, alangkah bodohnya kita ini. Kita harus mengumpulkan pengetahuan kita, menambahkannya bagi ilmu pengetahuan yang sedang cepat berkembangan, dan membuatnya sebagai salah satu sumber daya yang berguna sekali bagi generasi mendatang.

XII PENUTUP

Kesimpulan atas apa yang telah kami terangkan diatas ialah bahwa pendelegasian tugas kepada anak buah sangatlah penting baik bagi atasan maupun anak buah itu sendiri. Bagi atasan pendelegasian dapat mengurangi tugas-tugas yang di bebankan kepadanya dan mempunyai banyak waktu untuk memenuhi tanggung jawabnya serta dapat mengembangkan keterampilannya yang berguna untuk perusahaan. Bagi anak buah, pendelegasian tugas dapat memberikan peluang untuk mengembangkan keterampilan dan kemampuannya. Juga merupakan motivasi untuk lebih baik bekerja. Apabila suatu perusahaan seluruh pimpinannya baik dari direktur sampai dengan pimpinan yang paling rendah dapat melaksanakan pendelegasian tugas pada bawahannya, maka dapat diharapkan perusahaan itu akan maju.